Urba, la bonne façon de gérer vos salles de réunion

Avec Urba, vos collaborateurs réservent leurs salles de réunion tous seuls !

Aperçu du fonctionnement d'Urba

Urba, la bonne façon de gérer les salles de réunion

Urba est une solution de gestion des salles de réunion spécialement conçue pour être directement utilisée par vos collaborateurs. Grâce à Urba, ils font leurs réservations eux-mêmes.

Nous avons donc apporté un soin particulier à l’ergonomie d’Urba qui est unique sur le marché.

Zoom sur les options associables à une réservation

Réserver une salle, ce n’est pas si simple

Souvent réserver une salle, ce n’est pas juste réserver une salle ! C’est aussi commander des plateaux repas, réserver un projecteur ou une ligne de visioconférence, c’est prévoir des participants à la réunion, c’est bloquer la salle à intervalles réguliers. C’est valider la réservation, la modifier, la déplacer. C’est prévenir les participants à la réunion de tous ces changements. C’est prévenir les différents responsables des services généraux des prestations attendues dans chacune des salles. C’est annoncer à l’accueil l’arrivée des participants à la réunion.

Bref, la réservation est au cœur de processus multiples que vous pouvez orchestrer avec Urba grâce à ses modules de gestion des participants et d’accueil des visiteurs.

Commande de prestations alimentaires ou techniques

Commande de prestations alimentaires ou techniques

Urba permet la commande de prestation auprès de vos gestionnaires ou directement de vos prestataires. Le destinataire est notifié par mail lors de la création de la commande. Un tableau récapitulatif de l’ensemble des commandes est mis à disposition du gestionnaire de commandes et une fiche de livraison est éditée chaque jour pour faciliter la livraison quotidiennes.

« Pernod Ricard a choisi de travailler avec la société Lucca, éditeur expert dans le domaine de gestion des services aux occupants. Nous avons mis en place la solution Urba pour la gestion des réservations de nos salles de réunion en très peu de temps, avec une équipe Lucca réactive et professionnelle. Aujourd’hui nos utilisateurs sont très satisfaits de l’outil. »

Philippe Bienkowski
Responsable Services Généraux & Techniques
Pernod Ricard Europe
Pernod Ricard

Aperçu d'un mail émanant d'Urva reçu directement sur un smartphone

Vous utilisez déjà Outlook pour la gestion de vos salles…

…Utilisez le plugin Urba pour Outlook pour combiner le meilleur de ces deux solutions.

Compatible Outlook 2010 et Outlook 2013

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Gestion de l'accueil des visiteurs

Accueil des visiteurs

Qui dit réunion, dit participants. Et qui dit participants dit visiteurs. Urba inclut donc un module de gestion de l’accueil qui permet aux hôtesses de gérer le flux d’entrée et de sortie des visiteurs.

Le module d’accueil des visiteurs est utilisé par Pénélope, un des acteurs majeurs de l’accueil visiteur en France.

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« Comme annoncé sur votre site internet, il s’agit bien d’une solution puissante qui n’est pas “grise, moche et triste”.
En termes de déploiement utilisateur, il ne nous fallu que 2 jours pour réaliser le big bang entre l’ancien et le nouveau logiciel sur 1300 utilisateurs.
À l’utilisation, il est simple à prendre en main pour créer, modifier ou supprimer des salles de réunion, fonctionnalités centrales en cas de déménagements et de réagencement des espaces de travail.
Enfin, le SAV technique est très réactif. En cas de bug, les techniciens de Lucca réagissent vite et sont très impliqués. »

Malik Harriz
Achats BNP Paribas Real Estate
BNP Paribas Real Estate

 

Fonctionnalités

Pour les organisateurs de réunion

  • Réservation de tout type de ressources : salles de réunion, ressources informatiques, véhicules, etc.
  • Planning partagé multi-utilisateurs : mise à jour temps des réservations en temps réel
  • Différents points de vue : journalier, hebdomadaire et mensuel
  • Commandes de prestations (plateaux repas, visio-conférence, etc.)
  • Ajout de participants (préannonce des visiteurs ; convocations Outlook/Lotus)
  • Gestion des réservations périodiques
  • Réservations multi-ressources
  • Gestion des salles décloisonnables
  • Assistant de réservation : suggestion automatique d’une salle correspondant à vos critères
  • Duplication de réservations

Pour les gestionnaires de salles

  • Workflow de validation
  • Notification automatique des demandes de réservation
  • Validation depuis le mail de notification ou depuis le planning
  • Planning hebdomadaire imprimable
  • Planning journalier en temps réel
  • Visualisation du planning selon des codes couleurs : statut des réservations, réservations par service, par code d’imputation, par type de réunion, etc.

Pour les demandeurs de prestations

  • Ajout des prestations lors des réservations de salles : équipements, catering, logisitique, etc.
  • Gestion des prix et quantités
  • Room Service : commandes de prestations autonomes (sans réservation de salle)
  • Gestion du Room Service par site/localisation

Pour les gestionnaires de prestations

  • Notification par mail automatique
  • Module de consultation des commandes
  • Élaboration du plan d’action de la journée via l’édition d’un planning imprimable dédié.