Plugin Urba pour Outlook : le meilleur des deux mondes

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Utilisez Urba dans Outlook

Il est pratique d’utiliser Outlook/Exchange pour la réservation des salles de réunion. Les collaborateurs réservent une salle sans quitter leur messagerie tout en faisant une invitation.

Pour le responsable des services généraux, la vie n’est pas si rose. Outlook ne lui permet pas de superviser les salles de façon simple, par exemple pour valider les réservations, pour les déplacer ou pour évaluer le taux d’occupation. Par ailleurs, Outlook ne permet pas non plus de gérer la disposition des salles, ni les commandes de prestations (cafés, plateaux repas, etc.), ni d’identifier de façon simple les salles disponibles.

L’utilisation du plugin Urba pour Outlook résout tous ces problèmes, autant pour l’utilisateur que pour le responsable des services généraux.

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Les bénéfices

    Pour l’utilisateur :
  • Il ne change pas ses habitudes (réservation depuis Outlook)
  • Il peut réserver des prestations (plateaux-repas, etc)
  • Il trouve facilement les salles disponibles

    Pour le responsable des services généraux :
  • Gestion centralisée des réservations
  • Mise en place d’un workflow de validation
  • Gestion des processus logistiques (préparation des salles, room service)

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Comment ça marche ?

Le plugin Urba pour Outlook est déployé sur tous les postes de travail de vos collaborateurs, soit par simple téléchargement, soit, de façon transparente pour eux grâce à une procédure centralisée réalisée par votre service informatique (via GPO). Une fois le plugin installé, lorsqu’un utilisateur prépare une invitation, la liste des salles disponibles s’affiche automatiquement, accompagnée des prestations disponibles dans chacune de ces salles. L’utilisateur sélectionne alors la salle directement depuis Outlook.