L'une des principales utilisations d'URBA concerne la réservation de salles de réunion (et ressources assimilées : salles de formation, bureaux, véhicules, etc.). Il est donc naturel qu'URBA offre donc de nombreuses fonctionnalités relative à cette utilisation. Les plus significatives d'entre elles sont listées ci-dessous.

Pour une description plus complète des fonctionnalités d'URBA, télécharger le Guide de l'utilisateur avancé .

Le planning d'URBA affiche toutes les réservations, pour toutes les ressources, sur une période d'un jour, ou d'une ou plusieurs semaines. Ce mode d'affichage permet d'identifier en un seul coup d'oeil l'ensemble des ressources disponibles, puis de réserver la ressource choisie en trois clics de souris.

La fenêtre de réservation d'une ressource est paramétrable afin d'adapter le mode de réservation à la nature de la ressource, ainsi qu'aux procédures en vigueur au sein des organisations. Il est ainsi possible de paramétrer, par catégorie de ressources, la durée des plages horaires réservables (quart-d'heure, demi-heure, heure, demi-journée, etc.), la mise en place d'un workflow de validation, le nombre et le libellé des champs à renseigner, l'auto-remplissage de ces champs, les accessoires disponibles lors de la réservation, et bien d'autres paramètres...

La réservation d'une ressource peut s'accompagner de la réservation d'accessoires ou de prestations associés à cette ressource, comme un vidéoprojecteur, un paper-board, mais aussi des prestations relatives à une configuration particulière de la salle, la préparation d'une pause déjeuner, etc.

URBA permet de créer un nombre illimité d'accessoires/prestations, de les illustrer avec des photos et des commentaires, et de les associer à des ressources et à des responsables.

Il est possible d'attribuer à des utilisateurs le droit de validation des réservations de certaines ressources. Les réservations non validées apparaissent avec un code couleur particulier. Tous les éléments relatifs au workflow sont gérés par URBA. Ils font l'objet d'une notification par mail vers l'auteur de la réservation et vers les responsables des ressources et accessoires correspondants.

L'assistant de réservation permet de trouver puis de réserver une salle de réunion gérée dans URBA en fonction de la disponibilité des participants à la réunion. URBA obtient l'information sur la disponibilité des participants en se connectant directement à leurs agendas électroniques sur un serveur OpenXchange, Mdaemon ou Microsoft Exchange.

La vidéo ci-dessous décrit en détail le mode de fonctionnement de ce module.

URBA peut s'utiliser en mode anonyme ou en mode authentifié. Le mode anonyme est utile pour une utilisation d'URBA sur Internet. Les anonymes peuvent modifier leurs réservations sur la base de leur mail. L'utilisation en mode authentifié est plus adaptée à une utilisation d'URBA au sein d'un intranet. L'authentification peut s'appuyer sur les identifiants de connexion réseau (identifiants NT) complété par l'active directory , sur un SSO (éventuellement complété d'un LDAP) ou sur l'annuaire interne d'URBA.

URBA possède un modèle de gestion des droits très complet permettant de créer autant de profils de droit qu'on le souhaite. Les actions autorisées associées à chaque type droit peuvent ensuite être définies en détail (consultation des réservations, modification, accès au diverses options du module d'administration, etc.). Ce module permet de déployer URBA dans des organisations de grande taille et de l'adapter à des procédures complexes.

URBA peut alimenter des écrans figurant à l’accueil de votre entreprise ou à coté des portes des salles de réunion. Ces écrans, s’ils sont tactiles, peuvent même être utilisés pour faire une réservation à la volée.

Cette puissante fonctionnalité permet de filtrer l'affichage des ressources en fonction du service d'appartenance de l'utilisateur. Sa mise en oeuvre est très utile quand le nombre de ressources gérées dans URBA dépasse la cinquantaine, ou quand URBA est déployé au sein d'un groupe de sociétés dans lequel la mise en commun des ressources répond à des règles complexes. La récupération de l'information sur le service d'appartenance de l'utilisateur peut se faire à partir de l'annuaire interne d'URBA ou depuis n'importe quel annuaire d'entreprise (format LDAP, Active Directory ou autre).

Le module d'administration d'URBA possède une aide contextuelle facilitant la mise en oeuvre des diverses fonctionnalités offertes par le logiciel.

Ce module optionnel offre deux fonctionnalités. Il permet de réserver des accessoires/prestations indépendamment de la réservation d'une ressource (ex : un salarié commande un déjeuner à livrer dans son bureau). Le module Room Service offre en outre la possibilité d'associer une valeur numérique (un prix) à un accessoire, ce qui permet de gérer la facturation des accessoires en fonction de la quantité commandée. La liste des prestations proposées peut dépendre du service d'apartenance de l'utilisateur.

La gestion des participants est un module optionnel permettant d'associer une liste de participants à une réservation de ressources. Ces participants peuvent provenir d'un ou plusieurs annuaires (au format LDAP ou autre) ou être saisis à la volée. Si cette option est choisie, un mail de notification est envoyé à tous les participants. Il inclut un lien vers un fichier au format vcalendar permettant la mise à jour automatique des agendas électronique des participants.

Le module d'Accueil, module optionnel de gestion des visiteurs offre toutes les fonctionnalités permettant une procédure d'accueil de grande qualité.

Les visiteurs peuvent être préannoncés. Une interface très interactive permet aux hôtesses d'accueil d'identifier les visiteurs qui se présentent, d'imprimer leurs badges, de les diriger vers leur lieu de destination, de gérer leur consigne, de mémoriser leur pièce d'identité etc.

De par sa richesse fonctionnelle, le module Visiteurs peut être considéré comme un logiciel à lui tout seul. une partie de ce site lui est donc dédiée.

URBA possède un kit de connexion optionnel permettant d'interfacer l'application avec des annuaires d'entreprise au format LDAP ou Active Directory, mais également avec des annuaires supportés par des bases de données relationnelles (Oracle, SQL Server, Access).